仕事術 メモ&次年度の文書作成

たまには仕事術の話。

私は、メモをよくとる。
メモ魔というほどでもないが、かなりメモをする。
付箋は大活躍である。
本を読んでも話を聞いても歩いていても、とにかく気付いたことは付箋にメモをとる。
（このメルマガネタも、付箋の気付きメモから生まれているものがかなり多い。）

さて、メモで大切なものの一つが、自分の校務分掌のメモ。
例えば運動会の提案をして職員会議で通る。
通った後になって、あれが必要、これも必要と気付き、色々と追加連絡が出る。
その場では何とか凌ぐが、来年度も確実に同じことが起きる。
（特に、提案にないのに協力的な人の義理人情で何とかしている部分については、確実に改善が必要である。
　義理人情に頼るのは、本当のピンチの際の最終手段にとっておきたい。）

どうするか。

その都度、来年度に備えて、提案文書のデータに書き加える。
ただ、これは結構面倒である。
そこで、メモの出番である。
とりあえず紙でも何でもメモしておく。
そして、ワードなどで「運動会メモ」などというファイルを作り、つれづれ書いていく。
形式とかは気にしない。
書く場所も順番も気にしない。
とにかく、書いておく。

それで、行事が終わった後に、反省をまとめる際、このメモも見返す。
反省には出なかったものの、主担当の自分には気付いていた点がある。
それで、次年度の仮の提案文書（異動があるため、人名部分はいじらない）を作る。
そこまでやって、今年度のその行事の仕事は一区切りついて終わりである。
一手間、いや、結構な手間だが、次年度も自分がやると思った時の労力を考えると、かなりのコスト節約である。
新しくその分掌担当になった人も楽である。
来年度の見通しももてて、その行事も今年度よりうまくいくはずである。
（経験上、最もうまくいかないのが、見通しの悪い時である。つまり、異動したての年である。）

割とやっている人も多いことだと思うが、そんなことももしかしたら役に立つかと思い、僭越ながら紹介してみた。